Die Vorladung droht – doch in der Personalabteilung herrscht Stille, weil niemand weiß, ob die Freistellung für den Chefingenieur rechtzeitig beantragt wurde. Eine vertraute Situation für jeden HR-Verantwortlichen in einem kritisch wichtigen Unternehmen. Die gute Nachricht: Papierwarteschlangen und persönliche Besuche beim Militärkommissariat sind Geschichte – alles läuft vom Laptop aus, und der Prozess kostet deutlich weniger Nerven, als es auf den ersten Blick scheint.
Wir erklären Schritt für Schritt, wie man die Freistellung eines Mitarbeiters über Dija beantragt – ohne Vermutungen und Chat-Gerüchte, sondern nur das, was das Digitalministerium bestätigt.
Wie man die Freistellung eines Mitarbeiters über Dija beantragt: Womit man anfängt
Den Antrag stellt ausschließlich der Arbeitgeber – der Mitarbeiter selbst ist an diesem Prozess nicht beteiligt. Zuvor muss das Unternehmen jedoch den Status eines kritisch wichtigen Betriebs bestätigen: Ohne diesen öffnet sich der Freistellungsbereich im Portal gar nicht erst. Danach folgt diese Reihenfolge:
- Melden Sie sich auf dem Portal Dija an, wählen Sie den Dienst „Freistellung von Arbeitnehmern“ und klicken Sie auf „Antrag stellen“.
- Tragen Sie die Daten der Mitarbeiter ein, die das Unternehmen freistellen möchte – als Liste, nicht einzeln.
- Bestätigen Sie das Gehalt jedes Mitarbeiters – dieser Wert wird vom System automatisch abgeglichen.
- Überprüfen Sie alle eingetragenen Daten und unterschreiben Sie den Antrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
- Warten Sie auf das Ergebnis – es geht an die E-Mail-Adresse des Unternehmens und in das Konto auf dem Portal Dija.
Die Unterschrift unter dem Antrag ist eine eigene Geschichte, an der selbst erfahrene Personalverantwortliche scheitern. Sie wird von der Unternehmensleitung oder einer bevollmächtigten Person geleistet. Wenn beispielsweise ein HR-Manager die Listen per Vollmacht vorbereitet und hochlädt, muss die finale QES-Unterschrift trotzdem der Unternehmensleitung gehören – sonst weist das System den Antrag zurück.
Wie lange man auf die Entscheidung zur Freistellung von Arbeitnehmern warten muss
Hier beginnt die nervenaufreibendste Phase des Wartens. Nach offiziellen Angaben des Digitalministeriums geht das Ergebnis der Prüfung eines elektronischen Antrags innerhalb eines Tages per E-Mail und in das Dija-Konto ein. Der Freistellungsvermerk selbst erscheint in der App Resserw+, wo jeder Mitarbeiter seinen Status persönlich überprüfen kann – freigestellt, nicht freigestellt mit Begründung, oder nicht freistellungsfähig.
Gibt es 72 Stunden nach Einreichung des elektronischen Antrags mit den Listen keine Benachrichtigung in Dija, ist das ein Grund, sich an den Support zu wenden, statt weiter schweigend zu warten. Das System ist so ausgelegt, dass die Prüfung ohne manuellen Eingriff erfolgt, daher signalisiert eine Verzögerung meist eine technische Störung oder unvollständige Angaben im Antrag.
Das Wichtigste: die Neuverlängerung nicht verpassen
Die Freistellung gilt nicht ewig, und genau hier verlieren Unternehmen am häufigsten Mitarbeiter – nicht durch Ablehnung, sondern durch eine verspätete Neuverlängerung. Einen neuen Antrag sollte man rechtzeitig einreichen, 30–60 Tage vor Ablauf der aktuellen Frist, und nicht erst in der letzten Woche, wenn die Warteschlange ähnlicher Anträge im System länger wird, als einem lieb ist. Für ein Bauunternehmen, in dem jeder Ingenieur und Bauleiter zählt, ist das keine Frage der Papierformalität, sondern der Kontinuität der Baustellen selbst.
Arbeit mit offizieller Freistellung bei SpezServis
SpezServis ist ein kritisch wichtiges Bauunternehmen, daher sieht ein Teil unserer Stellenangebote eine offizielle Freistellung von der Mobilisierung für die Laufzeit des Arbeitsvertrags vor. Die Liste der aktuellen Stellenangebote wird regelmäßig aktualisiert.
Mehr zu den Arbeitsbedingungen finden Sie auf der Seite Karriere bei SpezServis.
